Introduktion
Det er en vældig god ide, at have styr på sine filer og mapper, når man skal i gang med en større opgave. Fuldstændig styr på. I dag kan filer navngives stort set som man ønsker det, og det er langt hen ad vejen fint. Men nogen gange fører det også til, at man får lavet et frygtelig rod, og man spilder tid med ikke at kunne finde de rigtige filer, når man skal bruge dem. Derfor er jeg en stor tilhænger af at man sørger for at få en god
– Mappestruktur
og et godt
– Filnavngivningsystem
Mappestruktur
Ved hjælp af mappestrukturen sikrer man, at de filer, der hører til de forskellige faser i projektet, og som derfor også har forskellig funktion, holdes sammen. Man kan lave denne struktur på mange forskellige måder. Mit forslag ser således ud:
Billede 1: Forslag til mappestruktur til specialeskrivning. Pas på strukturen ikke bliver for kompliceret, omvendt skal den være så præcis, at man altid kan finde sine ting igen. En god mappestruktur kan holde i mange år. Også ud over studietiden.
Under @litteratur lægges de filer, som indeholder tekster, der er eller skal læses. Det er typisk de nyere artikler, man har i elektronisk form. Sætter man et @-tegn som første tegn i mappenavnet, vil mappen altid blive vist øverst. Det er praktisk, at man ikke skal sidde og bladre lange filstrukturer igennem, når man skal gemme filer, man downloader fra biblioteksdatabaserne.
Under Projekt ligger de konkrete projekter. Er det en opgave eller et speciale, man er i gang med, så skriv Opgave X eller Speciale eller titlen på opgaven/specialet. Er det artikler eller rapporter, så skriv arbejdstitlerne på disse. Eller navnet på den, rapporten skrives til. Eller navnet på oplægget.
De efterfølgende mapper er så Undermapper til denne mappe.
Mappen Data rummer de data, man bruger til den empiriske del af specialet. Her kan det være hensigtsmæssigt at opdele i de data, man selv indsamler/genererer såsom interview, observationer eller spørgeskemaer, og de øvrige data, man bruger som kilder, fx til at skrive afsnittet om baggrund/kontekst: en organisationsbeskrivelse, en pjece, en avisartikel. Dvs de informationer, man også trækker på i sit arbejde, men som ikke er videnskabeligt funderede.
Mappen figurer/billeder er tænkt til de fotos, du tager i løbet af skriveprocessen og de tegninger, du målte lave. Man har normalt ikke vældig mange, så både skitser/kladder og endelige figurer/billeder kan godt ligge samlet.
I mappen Ideer kan man lægge de forskellige løse indfald, man har, de allerførste indledende udkast etc.
Under korrespondance lægges al korrespondance med projektdeltagere, informanter o.a., der indgår i projektet. Normalt har man i hvert fals en introduktion til projektet, man kan dele ud i forbindelse med at rekruttere informanter, informanternes underskrevne accept af at deltage og at du må bruge deres data. Gem endelig dette – det skal kunne vedlægges som bevis på, at du overholder projektets etiske retningslinjer.
Mappen Referater, kollokvier og vejledning rummer det materiale, du har sendt til din vejleder og til dine skrivegrupper, samt dine referater heraf. Referater er det, du overfører fra dine håndskrevne noter.
Så er der selve opgaven/specialet. Allerede fra starten kan man lave den undermappestruktur, som skal rumme arbejdets endelige struktur. Her lægger man tekst, som skrives med den hensigt, at det kommer til at indgå i den færdige tekst.
Endelig er der mappen Working Papers, som er en virkelig vigtig ‘mellemstation’. Det er til udkast, til referater af teorier, af videnskabelige artikler, til forsøg på sammenskrivning af indledende analyser etc. Altså ikke færdig tekst, men ting, der med tiden kan indgå i den færdige tekst.
Filnavngivningssystem
Det vigtige ved et filnavngivningssystem er, at du – kombineret med mappestrukturen – altid hurtigt kan finde dine ting. Også fem år fra nu. Eller ti. Ligeledes er det smart allerede først i tilnavnet at signalere, hvad filen indeholder. Vinduet, hvor igennem man ser alle filerne i en mappe, er sjældent så bredt, at man kan se hele navnet. Endelig vil jeg anbefale, man også skriver datoen i filnavnet, uanset der også indgår de de informationer, computeren automatisk registrerer. Og – er man flere, der skriver sammen, da også initialerne på forfatteren.
Det generelle format kan se således ud:
- Identifikation af indhold – beskrivelse – dato
Konkret bliver dette til:
- ‘INT – Agnes (19nov19)’ – indeholder transkriptionen af interviewet med ‘Agnes’, fra interviewet den 19. november 2019
- ‘OBS – gågade, Slagelse (3dec19)’ – indeholder min observation af gågaden i Slagelse fra den 3. december 2019
- ‘LOV – Folkeskoleloven, LBK nr 823 af 15/08/2019’ – indeholder folkeskoleloven og identifikation af præcist denne udgave af folkeskoleloven (der findes adskillige)
Hvad filens efternavn eller extension er, bliver bestemt af, hvilket program/app, filen er fremstillet i: docx for Word, pptx for Powerpoint, jpg for visse billedtyper etc.