Introduktion
Skal man planlægge sin tid? Ja, når man står over for et større opgave, så er det fornuftigt at forholde sig til, hvor meget tid, man har til opgaven. Ting, der varer over 2-3 uger, kan være vanskelige at overskue, og jo mere kompleks opgaven er, jo mere har man brug for overblik. Tilsvarende vigtigt er det, at man disponerer sin tid, således at man får et jævnt arbejdsforløb gennem hele perioden.
Det er ret forskelligt, om man trives med at planlægge sin tid eller ikke – for nogen giver det ro til fordybelse og plads til kreativitet, at man har et overblik, mens det for andre forekommer begrænsende og snærende. Hvad der virker for en selv, må man overveje. Som andre teknikker er tidsplanlægningen er redskab, der skal bruges og justeres løbende. En tidsplan er ikke noget, man laver én gang for alle, og som derefter er ’hugget i sten’ og aldrig kan ændres.
Der er forskellige teknikker, man kan bruge. Til at få overblik over en længere periode, kan et Gantt-kort være fint, mens en ugeplan er bedst til at få struktureret og prioriteret ugen.
Gannt-kort
Tanken med Gantt-kort er overordnet projektplanlægning. Man lister arbejdets overordnede aktiviteter lodret og tidsforløbet vandret. Og så fordeler man, hvor meget tid, der er til rådighed til hver aktivitet. Endelig forbinder man aktiviteterne, fx kan man ikke skrive specialets diskussion, før man har skrevet analysen – det giver næsten sig selv og behøver ingen decideret planlægning. Men at man skal huske at sætte tid af til at vende tilbage og finpudse indledningen, det risikerer man at overse, hvis det ikke fremgår af en plan.
Oprindeligt blev Gantt-kort brugt i forbindelse med produktion, hvor de enkelte aktiviteter bliver knyttet sammen med projektets milepæle og brug af ressourcer, hvorefter man kan optimere det samlede forløb. Det behøver man ikke, når man ’bare’ skriver en universitetsopgave. Men jo flere personer/interessenter, der er involveret i et projekt, jo mere stiger behovet for en koordinerende plan, fx i form af et Gantt-kort.
Billede 1: Eksempel på Gantt-kort over 10 uger. Opgaven er her delt i to: Aktiviteter eller forberedelse til at skrive opgaven og selve opgaven opdelt på dens elementer. Antal dage, der er afsat på aktivitet, er indsat til højre for kolonnen med tekst. Nederst er optalt, hvor mange arbejdsdage, det resulterer i pr. uge. Gantt-kortet er lavet i et almindeligt regneark.
Ugeplan
Ugeplanen er afledt af Gantt-kortet og laves ved ugens begyndelse. På baggrund af det løbende arbejde, ideelt set opsamlet fra notesbogen, laver man en ugeplan, hvor man husker også at notere andre forpligtigelser.
Her må man også tage højde for sin arbejdsrytme. Skriver man fx bedst om morgenen, så skriv der og lav noget andet om eftermiddagen. Overvej også, hvor mange forskellige aktiviteter, du men rimelighed kan overskue? Måske kun én om dagen? Måske max. tre? Det skifter sandsynligvis igennem perioden. Overvej også, hvad du kan gøre med de ting, der bare ikke er sjove, eller som er vældig anstrengende. De skal presses igennem på en eller anden måde – fx ved at bruge Pomodoro-teknikken.
Billede 2: Eksempel på ugeplan. Ugen her er planlagt for syv dage, men pas på ikke at presse for meget ind. Planen her er delt i 2-timers interval, hvilket er en udmærket rytme. Om man vil inddrage aftener og weekender må man overveje i forhold til ens samlede liv!